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Videoconferência

publicado 24/05/2016 10h47, última modificação 05/06/2017 10h25
O uso do recurso é voltado para comunicação no que se refere a assuntos de interesse institucional, cabendo permissão dos campos e/ou reitoria para quaisquer outras situações.

  

Procedimentos para uso

    Abertura do chamado

     Enviar a solicitação para reservar a videoconferência pelo sistema de chamados (para Mídias - Videoconferência), constando:

  • Nome do requisitante/responsável
  • Departamento
  • Assunto
  • Horário de início/término
  • Uso de materiais extras ( powerpoint, pdf e outros)
  • Gravação
  • Contato (ramal/celular)

 O chamado será avaliado e informado se a pré-reserva foi autorizada ou cancelada. Havendo autorização, será feito um pré-agendamento no calendário (cor amarela), pendente pela confirmação de reserva de salas para a reunião.

Reserva de salas ou acesso remoto 

É de responsabilidade do requisitante/participantes de cada câmpus fazer a reserva da sala do terminal ou, havendo a possibilidade, acionar a TI local para o uso de acesso remoto. Verifique a disponibilidade das salas nos câmpus.  Viabilizando a reunião, o requisitante deve responder o chamado informando os endereços ip das máquinas a serem usadas (informações fornecidas pela TI local).  

Nos outros casos, aonde se utilizará o padrão ponto-a-ponto, recomenda-se:

  1. Verificar se o dia e horário da reunião não está conflitando com outras reuniões.
  2. Informar o intervalo da semana, dia, horário de início e término estimado da reunião,bem como outras situações especiais, para visualização na agenda, para a TI local.
  3. Pedir que o representante de TI do câmpus informe a alteração do calendário

 

Uso de material extra

O uso de materiais cotidianos (extensões: .pdf, .doc, etc..) devem ser solicitados explicitamente no chamado. Tecnologias fora do comum e situações especiais (software e/ou tecnologia) necessitam ser testadas antecipadamente 24 horas antes.

 

Acesso à gravação

     Quando houverem gravações de reuniões, elas estarão disponíveis pelo período de uma semana, no formato "anomêsdia"-"assunto". Entre em contato com a TI local para solicitar uma cópia. 

 

Observações

  • Reservas previamente autorizadas podem ser canceladas pela priorização de interesses da reitoria/câmpus;
  • A reserva do equipamento em todos os câmpus é de responsabilidade do requisitante e participantes.
  • Já havendo a definição dos terminais participantes, a reserva da videoconferência pode ser feita com , no mínimo, 24 horas antes da reunião. Parta outros casos, recomenda-se 48 horas.
  • Quando já houver a reserva, há um prazo mínimo de 6 horas para informar qualquer alteração de terminais participantes.

 

 *Informações para a equipe de TI , acesse wiki da dirgti